Vevői panaszok sok csatornán érkezhetnek: email, telefon vagy weboldalon keresztül küldve. Bár egy alapkategorizálás megtörténik, témakör szerint, a további részletezést a személyzet végzi.
Először is, a probléma specifikálása és mire a cég emberei felismerik, hogy a problémát mi idézhette elő, ki által oldható meg, mikor és hol, sok idő telik el, ami tovább rontja a vevői elégedettséget és a cég imázsát. A részletek kidolgozása után fel kell venni a kapcsolatot a vevővel. Aki tett már panaszt egy multinál, bármely témában tudja, hogy ez a procedúra napokig eltart, de akár tovább is. A folyamat sokféleképpen fejleszthető, de egy mozzanat mindenképpen automatizálható, ráadásul az, ami a legfrusztrálóbb a kliens szempontjából.
A legbosszantóbb az az érzés, hogy nem foglalkozik senki a panasszal, nem történik semmi. Ezt az érzést ellensúlyozandó, RPA-val lehet folyamatos visszajelzést, státuszjelentést (updatet) küldeni a vevőnek a panasza feldolgozásának, elemzésének és korrigálásának aktuális helyzetéről. Az illető szakember, aki a hiba felderítésével van megbízva, a központ felé is jelent, de automatikusan a vevőnek is kiküldésre kerül egy email párhuzamosan, tartalmazva a nem kényes részleteket, de tükrözve, hogy a problémájával foglalkoznak és a megoldás kidolgozás alatt van! Az RPA kiszűri a vevőnek szánt jelentésből a bizalmas információkat, különböző algoritmusok segítségével.
