5. Sztenderd rendelési procedúra kidolgozása
A gyártók sok esetben hatalmas mennyiségeket rendelnek be a kritikus komponensekből, anélkül, hogy tudnák, hogy tulajdonképpen mennyi is van kéznél egy adott pillanatban. Azért nem foglalkoznak ilyennel, mert nagyon kiszámíthatatlan a felhasználás és nem töltenek sem időt, sem energiát az utánkövetéssel és dokumentálással. Utólag hosszadalmas ezt megcsinálni, az adott pillanatban meg nincs erre idő. Az elhanyagolt munka pontatlansághoz vezet és megbízhatatlan raktárkészlet jegyzékhez.
A hatékonyság és precizitás növeléséhez a köbvetkező tippeket javasoljuk:
- legyen legalább egy ember, aki csak ezzel foglalkozik, mint elsődleges feladattal;
- automatizált rekord-rendszer segíti a manuális papírmunka és emberi hibák csökkentését;
- lerövidített és egyszerűsített raktározási s kivonási procedúra, minél kevesebb közvetítővel;
- munkatársak tréningje egy új, automatizált raktározási rendszer telepítéséhez.
Ez a következő ponthoz vezet minket…
6. Készletkontrolra való koncentrálás a munkatársak tréningje mellett
Nem elvárható, hogy a dolgozók értsenek az új – egyre elterjedtebb – automatizált raktározási rendszerekhez megfelelő továbbképzés biztosítása nélkül. Egy ilyen gépesített rendszer komplex feladatokat lát el szimultán: feljegyzi az új szállítmányok értekezését, azok paramétereit, frissíti a mindenkori BOM-ot, automatikusan rendel vagy rendelésre figyelmeztet, ha egy adott anyag készletszintje egy bizonyos szint alá csökken és ezen kívül még sok más dologra is alkalmazható, a cég tevékenységének függvényében, például beállíthatja a megfelelő hőmérsékletet vagy romlandó anyagok tekintetében lejárati dátumokat is rögzíthet.
A sokféle feladatkör miatt komplexek a raktározási és készlet-menedzsment folyamatok, ezért a tréning és a megfelelő minőségbiztosítás is kiemelt fontosságú minden szervezet esetében. Az automatizált rendszerek terjedésével egyre többféle képzés is elérhető a témában, amik két dolgot hoznak egyensúlyba: a sztenderd(izálható) eljárásokat (pl. gazdaságos rendelési mennyiség számítási módszere) és a megrendelő cég saját elvárásait (sérülékeny alkatrészek, romlandó anyagok, stb.)
7. Ciklikus készlet-kontroll
Annak ellenére, hogy az automatizált rendszerek minimális hibaszázalékkal operálnak, néha nem árt – évente egyszer – személyesen ellenőrizni, hogy a papírforma egyezik-e a valós helyzettel. Az éves nagy ellenőrzéseket szakértő auditorokkal érdemes végeztetni, akik ismerik jobbára a cég profilját és az alkalmazott raktározási rendszert is. Az automatizált készletmenedzsment és annak ellenőrzése, karbantartása, fejlesztése nem zavar bele a munkamenetbe, a rendszer egyszerűen csak nem elérhető rövid ideig; a látencia alatt kézi dokumentálást kell folytatni.
A sikeres ciklus készlet-kontrolhoz a következő tanácsok figyelembevétele ajánlott:
- mely alkatrészcsoportok készletszintjét kell ellenőrizni? (A, B vagy C)?
- milyen auditor lenne a legalkalmasabb az ellenőrzéshez, tapasztalata és az ellenőrzendő cég tevékenysége alapján?
- mennyi SKU (stock keeping unit – raktározási egység) kell a reprezentatív vizsgálathoz?
- hány ember kellene az ellenőrzéshez?
- milyen gyakran kell ciklus ellenőrzés végezni, illetve melyik készletcsoporton?
8. Könnyen hozzáférhető alkatrészek és készletek
Kézenfekvő megoldás egy központi raktárat fenntartani, ahol minden komponens elérhető. Érdemes a raktár közelében végezni és tárolni a dokumentációt is, pláne, ha ez manuálisan történik. Ha gépesítetten, akkor a szükséges szerverpark természetesen bárhol elhelyezhető, sőt, ez plusz rugalmasságot biztosít.
9. Befektetés a minőségi CMMS-be
Egy gépesített karbantartás-menedzsment rendszer (CMMS – computerized maintenance management system) megkönnyíti az alkatrész készletezési gyakorlat hatékonyabbá tételét. A fent listázott tippek – az optimális rendelési mennyiségtől kezdve, az egyes komponensek fontossági besorolásán és a kereslet vagy hiány előrejelzésén keresztül, az anyagkészlet és -jegyzék (BOM) naprakészen tartásáig – közül minden automatizálható ma már. A kihívás a megfelelően illeszkedő CMMS megtalálása. Mindehhez a támogató technológiák magja a mesterséges intelligencia, automatizáció és gépi tanulás (artificial intelligence és machine learning).
Egy automatizált alkatrész menedzsment rendszer a következő előnyöket kínálja az alkalmazó cégek számára:
- lerövidül az egyes komponensek forgalmi ideje, ami romlandó és gyorsan elavuló anyagok és alkatrészek esetén különösen fontos;
- csökkenti a pontatlanságok és hiányok előfordulását;
- csökkenti a raktározási költségeket;
- szerviz idő idejére nem kell leállítani a termelést.
