A minőségi alkatrészek minőségi módon való raktározása egy elengedhetetlen követelmény minden gyártó és karbantartó csapat sikeréhez. Az alkatrészek hibás módszerrel vagy szimplán csak hanyagul végbemenő rendszerezése, tárolása, ellenőrzése és tervezése hiányhoz és költségnövekedéshez vezet. Egész egyszerűen, a szükséges alkatrészek nincsenek ott és akkor kéznél, amikor kellenek; nyilván a hibára is a legrosszabbkor derül mindig fény. Mivel valamilyen formában minden cégnek szüksége van alkatrész-utánpótlásra - legyen szó egy gyártósorról vagy csak új tintapatronra az irodai nyomtatóhoz – a hatékony alkatrész-menedzsmentbe való befektetés, előbb vagy utóbb, de mindig megtérül. Habár ez nem csak pénz kérdése, ezért alább olvasható kilenc tipp, aminek betartásával egy ilyen befektetésből ki lehet hozni a maximumot.
1. Egy sztenderd módszer a kritikus komponensek címkézéséhez
Bár nyilvánvalónak tűnik, de mégis fontos ezzel kezdeni: az első lépés bárminek a leltározásához, hogy mindent fel kell címkézni valahogy jelölni kell, hogy tudjuk mi micsoda. Ez különösen fontos a kritikus komponensek esetében, amik azok az alkatrészek, amik a szokásos ügymenet szempontjából kritikus gépekhez vannak félretéve. Két bevett módszer van a leltáron lévő elemek kategorizálásához és címkézéséhez: ABC elemzés és XYZ elemzés.
Az AICPA (Association of International Certified Professional Accountants, avagy Nemzetközileg Minősített Professzionális Könyvelők Egyesülete) szerint, az ABC elemzés „egy olyan megközelítés, ami a felhasználói értéke szerint osztályozza a különböző alkatrészeket”, ahol a fogyasztói érték a „teljes értéke az adott idő alatt felhasznált alkatrésznek”. A módszer elnevezése három kategóriára utal: „A” alkatrészeknek magas a felhasználói értéke, „B”-nek közepesen magas, „C”-nek pedig alacsony. Az ABC módszer korrelál a Pareto hatékonyság elvével, avagy a 80/20 szabállyal. Eszerint az eredmény (előállított összérték) 80%-a az erőfeszítések első 20%-ból származik. Következésképp, „A” alkatrészek járulnak hozzá legnagyobb százalékban a kibocsátáshoz, a raktározásához szükséges erőforrásokhoz képest, míg „C” elemek kisebb hasznot termelnek, de ehhez képest relatíve sokba kerül a készenlétben tartásuk.
Az AICPA a következőképpen definiálja az XYZ elemzési eljárást: „a raktárkészlet kategorizálása az egyes elemek iránti igény változékonyságának függvényében”. Ebben az összevetésben, „X” alkatrész kereslete kiszámítható és stabilan tervezhető, míg „Y” elem kereslete már mutat némi varianciát, de még lehet tervezni vele, és „Z” komponens kereslete nagy varianciát mutat és nem vagy csak nagyon nehezen előre jelezhető. Csakúgy, mint az ABC elemzés, az XYZ módszer is jellemezhető a Pareto hatékonyság elvével, ahol „X” értéke a legnagyobb, mivel a tervezhetőség és stabilitás is értéket képvisel, míg „Z”, az instabilitása miatt, nem olyan értékes, mégis mindhárom elemből adott mennyiséget készenlétben kell tartani.
2. Raktárkészletek egyensúlyban tartása a fűrészfog diagrammal
Az egyik legfontosabb mozzanata az alkatrész-menedzsmentnek, hogy mindig kiegyensúlyozott legyen a készlet, ami bonyolultabb, mint amilyennek hangzik. Az ABC vagy XYZ kategorizálás alkalmazása a kezdet, de a fűrészfog diagram segít eldönteni, hogy mikor merül ki a készlet és mikor a legjobb újra tölteni, mekkora mennyiséggel és milyen időközönként.
A diagram Y tengelye mutatja a készletszintet, míg az X tengely az időt. A kirajzolódó vonalak fűrészfogakhoz hasonlítanak: folyamatos, fokozatos készletcsökkenés és a csúcspontokban van a készlet maximális szinten feltöltve. A csúcspontok közötti távolság mutatja az utánpótlások beérkezése között eltelt időt, más szóval a ciklusidőt. Szokták még ábrázolni emellett, a rendelés feladásának időpontját és az átfutási időt.
A fűrészfog diagram minden egyes alkatrész esetén külön ábrázolandó és értelmezhető. Minden alkatrész esetén eltérhet a maximális készletszint és a minimális vagy kritikusan alacsony szint is.
3. Anyagjegyzék naprakészen tartása
Az anyagjegyzék (bill of materials – BOM) a győzelmi recept, ha a végtermék fényévekkel a versenytársai előtt van! Olyan anyagokról van szó, amikből még vagy már kevés van a piacon (értékesek, innovatívok, ritkák, nehezen beszerezhetők, korlátozottan elérhetők, nagyon drágák, stb.) Ezen anyagok esetében, a pontatlanságok és hiányok csak sokkal körülményesebb orvosolhatók, ezért felértékelődik az alapos tervezés, megelőzés, karbantartás és szervizelés szerepe. Fontos továbbá, az anyagjegyzék rendszeres időközönként való felülvizsgálata, természetesen, ez minél gyakoribb, annál jobb. A „miből mennyi van” kérdésen túl, a „mi mennyire fontos” kérdést is fel kell tenni a felülvizsgálatok során; nem minden alkatrészt lehet kiemelt figyelemmel kezelni.
4. Gazdaságos rendelési mennyiség kiszámítása
Az Investopedia megfogalmazásában „az EOQ (economic order quantity, vagyis gazdaságos rendelési mennyiség) az az ideális rendelési mennyiség, amit egy termelési egységnek rendelnie kell, figyelembe véve a termelés költségeit, keresletét és más változókat annak érdekében, hogy a raktározási és a rendeléshez kötődő kiadásokat minimális szinten tartsa.”
A módszer segítségével meghatározható az az egyszeri rendelési mennyiség, amit meghatározott rendszeres időközönként rendelni kell. Az EOQ képlete a következő:
EOQ=√((2 x éves kereslet x egyszeri rendelési költség)/(raktározási költség))
A képletből kikövetkeztethető, hogy a kereslet és a rendelési költségek egyenes arányosságban vannak a rendelési mennyiséggel, míg a raktározási költség fordított arányban van vele; minél drágább tárolni valamit, annál kevésbé éri meg sokat tartani belőle.
A témát a következő héten folytatjuk…